Helpdesk rendszer jellemzői
A helpdesk rendszer egy olyan szoftver, amely segít a vállalkozásoknak a vevőszolgálati hívások kezelésében. Ez egy központi adatbázisként működik, ahol nyomon követheti és kezelheti a hibákat és a szolgáltatási hívásokat.
A mai gyors ütemű üzleti környezetben a vevőszolgálat kulcsfontosságú tényező a vállalkozás sikerének vagy kudarcának meghatározásában. Ezért a Helpdesk rendszer kritikus eleme a vállalat vevőszolgálati stratégiájának. Ebben a bejegyzésben a Helpdesk rendszer előnyeit fogjuk megvitatni.
A helpdesk rendszer hozzájárul a támogató központokhoz a következő témákban:
Javított vevői elégedettség: A támogató központ rendszer lehetővé teszi a vállalkozás számára, hogy időben és hatékonyan reagáljon a vevői kérdésekre és panaszokra, hozzájárulva ezzel a vevői elégedettséghez.
Központi hibakezelés: A Helpdesk rendszer központi helyet biztosít a vevői kérdések és panaszok kezelésére. Ez megkönnyíti a vevőszolgálati képviselők számára a vevői problémák kezelését és gyors reagálást.
Termelékenység javítása: A Helpdesk rendszer lehetővé teszi sok rutinfeladat automatizálását, amelyek a vevőszolgálat kezelésével kapcsolatosak, és lehetővé teszi a vevőszolgálati képviselők számára, hogy összetettebb problémákra összpontosítsanak.
Jobb nyomon követés és jelentés: A Helpdesk rendszer részletes nyomon követési és jelentési lehetőségeket biztosít, lehetővé téve a vállalkozás számára a vevőszolgálati teljesítmény nyomon követését és a fejlesztési területek azonosítását.
Javított kommunikáció: A Helpdesk rendszer lehetővé teszi a vevőszolgálati képviselők számára, hogy hatékonyabban és gyorsabban kommunikáljanak a vevőkkel.
Költségek csökkentése: Egy helpdesk rendszer segíthet a vállalkozásoknak csökkenteni a vevőszolgálati költségeiket azáltal, hogy automatizálja a rutinfeladatokat és lehetővé teszi a vevői kérdések és panaszok hatékonyabb kezelését.
Az alábbiakban a HelpDesk rendszer néhány kulcsfontosságú jellemzője található
- Ismeretbázis: Cikkek, videók és prezentációk gyűjteménye, amely lehetővé teszi a gyakori problémák gyors megoldását. Az információs központ csak a szolgáltatási képviselők számára vagy a gyors válaszokat kereső vevők számára is nyitva állhat.
- Önsegítő portál: Az önsegítő portál egy olyan weboldal vagy alkalmazás, amely lehetővé teszi a vevők számára, hogy a szolgáltatási képviselő segítsége nélkül oldják meg problémáikat. A vevő csatlakozik a személyes területéhez, és megtekintheti a gyakori kérdésekre adott válaszokat vagy a különböző problémák megoldásához szükséges útmutatókat.
- Jelentési rendszer: A jelentések generálása lehetővé teszi a szervezetek számára, hogy nyomon követhessék a vevőszolgálati rendszer teljesítményét. Használható trendek, visszatérő problémák azonosítására, valamint a szolgáltatási személyzet hatékonyságának mérésére a hibák kezelésében az idő múlásával.
- Integráció: A Helpdesk rendszerek összekapcsolhatók más üzleti alkalmazásokkal, például CRM rendszerekkel és más adatbázisokkal, hogy egyszerűsítsék a műveleteket és javítsák a szervezeti hatékonyságot.
Három fő típusa van a Helpdesk rendszereknek:
- Felhőalapú HelpDesk rendszerek a felhőben vannak tárolva, és az Interneten keresztül érhetők el. Ez azt jelenti, hogy a vállalkozásoknak nem kell hardvert vagy szoftvert vásárolniuk vagy karbantartaniuk. A felhőalapú HelpDesk rendszerek általában olcsóbbak, mint a helyi rendszerek, és könnyen skálázhatók felfelé vagy lefelé, ahogy szükséges.
- Helyi HelpDesk rendszerek a vállalkozás saját szerverein vannak telepítve. Ez nagyobb ellenőrzést biztosít a rendszer felett, de nagyobb beruházást is igényel hardverbe és szoftverbe. A Helyi HelpDesk rendszerek általában drágábbak, mint a felhőalapú rendszerek.
- Hibrid HelpDesk rendszerek a felhőalapú és a helyi rendszerek kombinációja. Ez lehetővé teszi a vállalkozások számára, hogy a legjobbakat nyújtsák mindkét világból, kihasználva a felhőalapú rendszerek rugalmasságát és skálázhatóságát, valamint a helyben telepített rendszerek ellenőrzését és testreszabását.
Az alábbiakban néhány tényező található, amelyet figyelembe kell venni a HelpDesk rendszer kiválasztásakor:
- A vállalkozás mérete: A vállalkozás mérete meghatározza a felhasználók számát és a támogatási kérések terjedelmét, amelyet a rendszernek kezelnie kell.
- A vevők száma: a vevők száma befolyásolja a szükséges támogatás terjedelmét, de a rendszer árát is a forgalmi mennyiségek és az adatbázisok szempontjából
- A szolgáltatási hívások típusa: A támogatási kérések típusa meghatározza a rendszerben szükséges funkciókat, például technikai támogatásra, pénzügyi problémákra, a vásárlás utáni termékek javítására és cseréjére vonatkozó kérések. Minden hiba típushoz különböző beállítások szükségesek
- Költségvetés: A Helpdesk rendszerek ára ezer forinttól több tízezer forintig terjedhet évente, a felhasználók számától függően
Itt van néhány a legnépszerűbb HelpDesk rendszerek közül:
- Zendesk: A Zendesk egy népszerű helpdesk rendszer, amelyet minden méretű vállalkozás használ. Széleskörű funkciókat kínál, beleértve az ismeretbázist, az önsegítő portált, egy jó jelentési rendszert és integrációkat más üzleti alkalmazásokkal.
- Freshdesk: A Freshdesk egy nagyon népszerű Helpdesk rendszer. Hasonló funkciók széles skáláját kínálja, mint a Zendesk, de tartalmaz néhány egyedi funkciót is, például élő chat lehetőséget és mobilalkalmazást.
- eService: Az eService egy izraeli rendszer, könnyen implementálható, tartalmazza az SSO lehetőségét AZUR-ral, felhőben tárolt és olcsó a versenytársakhoz képest, közepes-nagy vállalkozások számára alkalmas.
- TeamViewer QuickSupport: A TeamViewer QuickSupport egy támogató központi rendszer, amelyet azoknak a vállalkozásoknak terveztek, akik távoli támogatást szeretnének nyújtani vevőiknek. Élő chat lehetőséget, fájlátviteli lehetőséget és távoli vezérlési lehetőséget kínál.
TeamViewer QuickSupport: A TeamViewer QuickSupport egy támogató központi rendszer, amelyet azoknak a vállalkozásoknak terveztek, akik távoli támogatást szeretnének nyújtani vevőiknek. Élő chat lehetőséget, fájlátviteli lehetőséget és távoli vezérlési lehetőséget kínál.
