Funktioner i helpdesk-systemet
Et helpdesk-system er software, der hjælper virksomheder med at håndtere kundeserviceopkald. Det fungerer som en central database, hvor du kan spore og administrere fejl og serviceopkald.
I dagens hurtige forretningsmiljø er kundeservice en nøglefaktor i at bestemme en virksomheds succes eller fiasko. Derfor er helpdesk-systemet en kritisk komponent i virksomhedens kundeservice-strategi. I dette indlæg vil vi diskutere fordelene ved helpdesk-systemet.
Helpdesk-systemet bidrager til supportcentre på følgende områder:
Forbedret kundetilfredshed: Et supportcentersystem gør det muligt for virksomheden at reagere på kundespørgsmål og klager på en rettidig og effektiv måde og bidrager til deres tilfredshed.
Fejlstyring i et centralt system: Helpdesk-systemet giver et centralt sted til at håndtere kundespørgsmål og klager. Dette gør det lettere for kundeservicerepræsentanter at håndtere kundernes problemer og reagere hurtigt.
Forbedring af produktivitet: Helpdesk-systemet muliggør automatisering af mange rutineopgaver, der er involveret i kundeserviceadministration, og gør det muligt for kundeservicerepræsentanter at fokusere på mere komplekse problemer.
Bedre sporing og rapportering: Helpdesk-systemet tilbyder detaljerede sporings- og rapporteringsmuligheder, der gør det muligt for virksomheden at overvåge kundeservicepræstationer og identificere områder til forbedring.
Forbedret kommunikation: Helpdesk-systemet gør det muligt for kundeservicerepræsentanter at kommunikere mere effektivt og hurtigt med kunderne.
Reducerede omkostninger: Et helpdesk-system kan hjælpe en virksomhed med at reducere sine kundeserviceomkostninger ved at automatisere rutineopgaver og muliggøre mere effektiv håndtering af kundespørgsmål og klager.
Her er nogle af de vigtigste funktioner i HelpDesk-systemet
- Vidensbase: En samling af artikler, videoer og præsentationer, der muliggør en hurtig præsentation til løsning af almindelige problemer. Informationscentret kan kun være åbent for servicerepræsentanter eller også for kunder, der søger hurtige svar på deres spørgsmål.
- Selvbetjeningsportal: En selvbetjeningsportal er et website eller en applikation, der gør det muligt for kunder at løse deres problemer uden hjælp fra en servicerepræsentant. Kunden logger ind på sit personlige område og kan se svar på almindelige spørgsmål eller vejledninger til løsning af forskellige problemer.
- Rapporteringssystem: Generering af rapporter gør det muligt for organisationer at spore præstationen af deres kundeservicesystem. Det kan bruges til at identificere tendenser, tilbagevendende problemer og måle effektiviteten af servicemedarbejdere i håndtering af fejl over tid.
- Integration: Helpdesk-systemer kan forbindes med andre forretningsapplikationer, såsom CRM-systemer og andre databaser for at strømline operationer og forbedre organisatorisk effektivitet.
Der er tre hovedtyper af Helpdesk-systemer:
- Cloud-baserede HelpDesk-systemer er hostet i skyen og tilgås via internettet. Dette betyder, at virksomheder ikke behøver at købe eller vedligeholde hardware eller software. Cloud-baserede HelpDesk-systemer er generelt billigere end lokale systemer og kan nemt skaleres op eller ned efter behov.
- Lokale HelpDesk systemer er installeret på virksomhedens egne servere. Dette giver virksomhederne mere kontrol over systemet, men kræver også mere investering i hardware og software. Lokale HelpDesk-systemer er normalt dyrere end cloud-baserede systemer.
- Hybrid HelpDesk systemer er en kombination af cloud-baserede og lokale systemer. Dette giver virksomhederne mulighed for at få det bedste fra begge verdener ved at udnytte fleksibiliteten og skalerbarheden af cloud-baserede systemer samt kontrollen og tilpasningen af lokale systemer.
Her er nogle af de faktorer, der skal overvejes, når man vælger et HelpDesk-system:
- Virksomhedens størrelse: Virksomhedens størrelse bestemmer antallet af brugere og omfanget af supportanmodninger, som systemet skal håndtere.
- Antallet af kunder: Antallet af kunder påvirker omfanget af den nødvendige support, men også prissætningen af systemet i forhold til trafikmængder og dets databaser
- Typerne af serviceopkald: De typer af supportanmodninger, du vil modtage, vil bestemme de funktioner, du har brug for i systemet, for eksempel anmodninger om teknisk support, anmodninger om økonomiske problemer, problemer med reparation og udskiftning af produkter efter køb. Forskellige justeringer er nødvendige for hver type fejl
- Budget: Helpdesk-systemer kan variere i pris fra tusindvis af kroner til titusindvis af kroner om året, afhængigt af antallet af brugere
Her er nogle af de mest populære HelpDesk-systemer:
- Zendesk: Zendesk er et populært helpdesk-system, der bruges af virksomheder i alle størrelser. Det tilbyder en bred vifte af funktioner, herunder en vidensbase, en selvbetjeningsportal, et godt rapporteringssystem og integrationer med andre forretningsapplikationer.
- Freshdesk: Freshdesk er et meget populært Helpdesk-system. Det tilbyder et lignende udvalg af funktioner som Zendesk, men inkluderer også nogle unikke funktioner, såsom en live chatmulighed og en mobilapp.
- eService: eService er et israelsk system, der er nemt at implementere, inkluderer muligheden for SSO med AZUR, er gemt i skyen og er billigt sammenlignet med konkurrenter, velegnet til mellemstore og store virksomheder.
- TeamViewer QuickSupport: TeamViewer QuickSupport er et supportcentersystem designet til virksomheder, der har brug for at give fjernsupport til deres kunder. Det tilbyder live chatmulighed, filoverførselsmulighed og fjernkontrolmulighed.
TeamViewer QuickSupport: TeamViewer QuickSupport er et supportcentersystem designet til virksomheder, der har brug for at give fjernsupport til deres kunder. Det tilbyder live chatmulighed, filoverførselsmulighed og fjernkontrolmulighed.
